QuickBooks Online Accounting

Det som gör ekonomiarbete lättare är sällan en enda stor funktion. För mig handlar det mer om att fånga upp information när den dyker upp, innan kvitton hamnar längst ned i väskan och små utgifter försvinner ur minnet. QuickBooks Online Accounting är byggd kring just den sortens löpande arbete: fakturor, utgifter och företagets ekonomi samlas i en mobil arbetsyta i stället för att lämnas till en lång kväll vid datorn.

Jag skulle framför allt se appen som ett verktyg för den som vill hålla ordning medan verksamheten pågår. Den är gratis att installera, har PEGI 3 och utvecklas av Intuit Inc. Samtidigt är det bra att skilja på appen och hela bokföringsarbetet: ett mobilverktyg kan göra registreringen smidigare, men det ersätter inte att du kontrollerar uppgifterna och förstår vad du bokför.

Att fånga utgifter nära inpå köpet

Den mest användbara idén i mitt dagliga arbetsflöde är att hantera ett kvitto när jag fortfarande minns vad köpet gällde. Med mobilens kvittoskanning kan jag ta hand om underlaget direkt, i stället för att samla papperslappar och försöka tolka dem senare. Automatisk kategorisering kan minska en del av det manuella arbetet, men jag skulle ändå kontrollera att kostnaden hamnat rätt. Ett verktyg som föreslår en kategori gör inte bedömningen åt mig.

Det här blir extra värdefullt för den som gör många mindre inköp i jobbet. Jag kan exempelvis tänka mig en frilansare som köper material på väg till ett kunduppdrag, fotograferar kvittot efteråt och sedan går vidare utan att behöva komma ihåg alla detaljer på kvällen. För att få ut mer av rutinen skulle jag lägga till en kort egen anteckning när syftet inte är uppenbart. Då blir det lättare att förstå posten när den granskas senare.

Appen kan också användas för att skapa fakturor och hålla koll på företagets utgifter, vilket gör att den passar bättre som en återkommande rutin än som en lösning man öppnar först när deklarationen närmar sig. Jag skulle använda den för att göra små avstämningar under veckan: kontrollera nya utgifter, se över fakturor och rätta sådant som blivit fel medan händelsen fortfarande är färsk i minnet.

När arbetet sker mellan kundbesök

En realistisk situation är en konsult som avslutar ett möte, får en resekostnad och har en obetald faktura att följa upp. I stället för att försöka minnas allt efter arbetsdagen kan konsulten registrera underlaget och titta på ekonomin från mobilen. Vinsten är inte nödvändigtvis att varje moment går snabbare varje gång; den ligger i att färre lösa uppgifter blir liggande. För en ensamföretagare kan det vara skillnaden mellan en hanterbar rutin och en växande hög av administration.

Jag skulle däremot inte rekommendera att man litar blint på automatiken. En felaktig kategori eller en ofullständig post kan se prydlig ut utan att vara korrekt. Mitt råd är att använda skanningen för att slippa mata in allt från början, men sedan lägga en kort stund på att kontrollera belopp, beskrivning och sammanhang. Den kontrollen är särskilt viktig om företaget har blandade inköp eller om ett kvitto innehåller både privata och arbetsrelaterade kostnader.

Om du ofta arbetar utan dator kan mobilformatet vara en tydlig fördel. Om du däremot behöver göra en omfattande genomgång av bokföringen eller vill jämföra många poster samtidigt, kan en större skärm och ett mer traditionellt bokföringsprogram kännas bekvämare. Jag skulle därför se mobilen som platsen där information fångas och följs upp, inte automatiskt som den bästa miljön för varje ekonomiskt beslut.

Första intryck

Att komma igång med QuickBooks Online Accounting är ganska enkelt. Appen finns tillgänglig för både Android och iOS, och nedladdningen gick smidigt. När jag öppnade appen för första gången, möttes jag av ett rent och intuitivt gränssnitt. Det kändes inte överväldigande, vilket är ett stort plus för mig eftersom jag inte är någon bokföringsguru.

Användarvänlighet

En av de främsta fördelarna med denna app är hur användarvänlig den är. Jag kunde skapa fakturor, spåra utgifter och till och med koppla mitt bankkonto med bara några få klick. Det känns som att appen är designad för att göra livet enklare för småföretagare, vilket jag verkligen uppskattar. Det finns även en praktisk funktion där man kan skanna kvitton direkt med mobilen, och appen kategoriserar kostnaderna automatiskt. Hur smidigt är inte det?

Att koppla ett bankkonto kan göra det lättare att följa transaktioner, men jag skulle först fundera på vad jag vill få ut av kopplingen och hur jag tänker granska posterna. Om jag främst vill registrera kvitton kan jag börja med den vanan och lägga till fler delar av arbetsflödet efter hand. Det minskar risken att nya funktioner blir ännu en sak att hålla reda på innan grundrutinen sitter.

En liten men praktisk vana är att bestämma när utgifterna ska ses över, exempelvis vid slutet av arbetsveckan. Då blir skanningen inte bara en samling bilder; den blir början på en kontrollerad bokföringspost. Jag skulle också skilja tydligt mellan att ha sparat ett underlag och att ha avslutat arbetet med posten. Den skillnaden gör det enklare att upptäcka sådant som fortfarande behöver granskas.

Funktionalitet

När det kommer till funktionalitet, så känns det som om QuickBooks har tänkt på allt. Det finns möjligheter att skapa rapporter, hantera löner och till och med hålla koll på skatter. Jag gillar verkligen att jag kan anpassa appen efter mina behov. Det tar lite tid att lära sig alla funktioner, men det är värt det i längden. Det känns som att ha en personlig ekonomichef direkt i fickan.

Den bredden är både en styrka och något att närma sig stegvis. En ny användare behöver inte försöka lära sig varje del på en gång. Jag skulle börja med det som löser ett återkommande problem, exempelvis faktureringen eller utgiftsregistreringen, och sedan utvärdera om fler delar faktiskt passar arbetssättet. Ett större funktionsutbud är bara en fördel om det hjälper mig att fatta bättre beslut, inte om det gör den dagliga rutinen svårare att förstå.

För rapporter gäller samma sak: de blir användbara när underlaget bakom dem är rimligt komplett. Om kvitton läggs in sporadiskt eller poster lämnas okontrollerade kan en snygg sammanställning ge en falsk känsla av säkerhet. Jag skulle därför använda rapporterna som stöd för att se mönster och hitta frågor att följa upp, inte som ersättning för att kontrollera registreringen.

QuickBooks hör hemma bland verktyg för småföretags ekonomi, men det är inte samma sak som ett enkelt kalkylblad. Ett kalkylblad kan passa den som bara vill göra en egen översikt och är bekväm med att bygga strukturen själv. Här får jag i stället ett sammanhållet arbetsflöde för bland annat utgifter och fakturor, vilket kan vara värt mer när flera återkommande uppgifter behöver hållas ihop. Den som redan har ett upplägg som fungerar och bara behöver enstaka anteckningar kanske inte behöver byta.

Support och hjälp

Något som jag också vill lyfta fram är den fantastiska supporten. Jag stötte på några frågor när jag började använda appen och kundtjänsten var snabb och hjälpsam. Det finns också många tutorials och guider direkt i appen, vilket gör det enkelt att komma igång och lösa eventuella problem på egen hand.

När det gäller ekonomi skulle jag ändå skilja mellan hjälp med hur appen fungerar och råd om hur en viss post ska behandlas. Guider kan hjälpa mig att hitta rätt arbetssätt i verktyget, men frågor om företagets särskilda situation kan behöva bedömas utifrån regler och omständigheter som gäller för just verksamheten. Det är en viktig gräns för den som hoppas att själva appen ska fatta alla bokföringsbeslut.

Prisvärdhet

När det kommer till priset, så är QuickBooks Online Accounting en prenumerationstjänst. Jag var lite tveksam först, men efter att ha använt appen ett tag, känner jag att det är värt kostnaden. Den tid och energi jag sparar gör det till en bra investering för mitt företag.

Appen kostar inget att ladda ned, men köp i appen kan förekomma; om faktureringen sker via Play ligger de angivna beloppen från en krona upp till 1 349 kronor. Därför skulle jag inte utgå från att allt jag behöver ingår utan kostnad. Kontrollera vilket upplägg som passar innan du bygger hela företagets rutin kring tjänsten, särskilt om du bara behöver en liten del av funktionerna.

Det finns också ett värde i att väga kostnaden mot hur mycket administration du faktiskt slipper. För ett företag som skickar fakturor och registrerar utgifter löpande kan ett samlat verktyg vara mer motiverat än för någon med mycket få transaktioner. Om jag bara gör några få affärsinköp och redan har ett tydligt system kan ett enklare alternativ vara tillräckligt. Valet bör handla om vardagsbehov, inte om att den mest omfattande lösningen automatiskt skulle vara bäst.

Vem får mest nytta av arbetsflödet?

QuickBooks Online Accounting passar bäst för småföretagare som vill samla återkommande ekonomisysslor och som faktiskt tänker använda appen under veckan. Frilansare, konsulter och andra som ofta rör sig mellan kundarbete och administration kan ha särskild nytta av att fånga kvitton medan sammanhanget är färskt. Den som vill skapa fakturor och följa utgifter från mobilen får också ett tydligare skäl att välja ett verktyg med fler sammanhängande funktioner än en enkel anteckningsapp.

Den är mindre självklar för den som bara vill föra en mycket enkel privat översikt, för den som ogillar prenumerationsupplägg eller för den som vill sköta allt på papper och redan har en rutin som fungerar. Jag skulle även jämföra den med andra bokföringsprogram om företagets behov är ovanligt specialiserade eller om arbetet främst består av stora, noggranna genomgångar vid datorn. En mobilapp är inte automatiskt en genväg till rätt bokföring; den är mest värdefull när dess arbetsflöde passar hur du faktiskt arbetar.

Omdömen och praktiska detaljer

Intresset för appen märks på att den har över fem miljoner installationer och ett genomsnitt på 4,9 från omkring 78 000 betyg. Det ger en bild av att många användare uppskattar den, men betyg kan inte avgöra om arbetsflödet passar just min verksamhet. Jag skulle väga in min egen vardag: hur ofta jag fakturerar, hur många underlag jag hanterar och om jag vill samla flera ekonomiska uppgifter i samma tjänst.

Den släpptes den 29 juni 2011 och den aktuella versionen är 29.57.0+1. För mobilanvändning krävs operativsystem 10 eller senare. Sådana uppgifter är värda att kontrollera mot den enhet man tänker använda, särskilt om telefonen är äldre. Därefter är det klokt att prova den del av arbetsflödet som är viktigast först, i stället för att lägga in allt på en gång.

Min slutsats är att QuickBooks Online Accounting är värd att överväga om du vill göra ekonomiadministrationen till en regelbunden del av arbetsdagen, snarare än ett separat projekt som hela tiden skjuts upp. Jag uppskattar särskilt tanken att hantera kvitton nära inpå köpet och att kunna arbeta med fakturor och utgifter i mobilen. Samtidigt kräver automatisk kategorisering kontroll, fler funktioner tar tid att lära sig och eventuella köp bör passa företagets behov. Om du är beredd att skapa en enkel, återkommande granskningsrutin kan den vara ett användbart stöd; om du söker något helt kostnadsfritt och minimalt kan ett enklare alternativ passa bättre.